- Na het aanmelden van de klacht via de website wordt telefonisch contact met je opgenomen om de aanmelding door te nemen door een lid van de Commissie, meestal is dit de coördinator.
- In de meeste gevallen ontvang je daarna binnen twee weken bericht of de klacht in behandeling kan worden genomen en welke klachtenfunctionarissen/bemiddelaars zijn toegewezen.
- Meestal zal er sprake zijn van twee bemiddelaars.
- De bemiddelaars nemen contact op met alle betrokkenen en gaan in gesprek met hen.
- Daarna zullen de bemiddelaars helpen uit te zoeken wat het echte probleem is en helpen dit probleem goed en helder te formuleren.
- Soms is het nodig nog een andere bemiddelaar in te schakelen. (Bijvoorbeeld als door te veel contact met de betrokkenen de bemiddelaar niet meer onpartijdig kan zijn.) De bemiddelaar meldt dit dan en laat horen wie als extra bemiddelaar ingeschakeld wordt.
- Als de bemiddelaars denken dat dit nodig is, kan de Commissie in overleg met de betrokkenen besluiten in een vroeg stadium van het proces het bestuur van het ouderinitiatief op de hoogte te brengen.
- Ook als niet alle betrokkenen toestemming geven, kan het noodzakelijk zijn bij het bestuur een melding te doen dat er een kwestie of klacht speelt.
- Klachten die gaan over onvrijwillige zorg en wettelijk gezien afgehandeld moeten worden volgens de Wet zorg en dwang of de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg, worden doorverwezen naar de juiste instantie.
- De bemiddelaars houden de betrokkenen op de hoogte welke stappen zijn genomen en welke stappen er nog zullen worden genomen in het traject.
- Het streven is, samen met de betrokkenen binnen zes weken te komen tot een oplossing waar ieder tevreden over is.
- Als de bemiddelaars denken dat er meer tijd nodig is om samen tot een goede oplossing te komen, kunnen de bemiddelaars in overleg met de coördinator van de Commissie besluiten dat de termijn verlengd wordt.
- Gedurende het gehele proces kunnen betrokkenen zich laten bijstaan door een deskundige. Wanneer dit aan de orde is, laten de betrokkenen dit zo spoedig mogelijk horen aan de bemiddelaars. De kosten voor bijstand worden betaald door degene die de bijstand heeft ingeschakeld.
- Gedurende het gehele proces en na afloop van het proces hebben de betrokkenen de mogelijkheid de klacht in behandeling te geven bij een andere instantie zoals de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, het Tuchtcollege voor de Gezondheidszorg, het College voor de Rechten van de Mens, de burgerlijke rechter of de officier van Justitie. Als de klager hiertoe besluit, laat hij dit onmiddellijk weten aan de bemiddelaars. De bemiddelaars overleggen dan met de klager in hoeverre verdere behandeling van de klacht door de Commissie nog wenselijk is.